Effizienz im Büro mit Kaizen

Seit vielen Jahren gilt Lean Management und Kaizen nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Verwaltung. Mittlerweile hat sich die Lean Philosophie zur unserer Firmenkultur entwickelt. „Lean“ zielt auf die kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Prozessen ab...

Effizienz im Büro mit Kaizen

Seit vielen Jahren gilt Lean Management und Kaizen nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Verwaltung. Mittlerweile hat sich die Lean Philosophie zur unserer Firmenkultur entwickelt. „Lean“ zielt auf die kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Prozessen ab, wobei Wertströme identifiziert und unnötige Aktivitäten und Kosten eliminiert werden. Unsere treue Mitarbeiterin Iris Alder arbeitet im Management Support. Mit ihrer 20-jährigen Erfahrung widmet sie sich heute ausschließlich für die Entwicklung des Lean Managements in unserer Verwaltung.

Der „Lean“-Ansatz unterscheidet grundsätzlich wertschöpfende Tätigkeiten, für die der Kunde zu zahlen bereit ist, von anderen Tätigkeiten, die nicht wertschöpfend, aber dennoch notwendig sind, z.B. das Beladen von LKWs, Fakturierung oder Buchhaltung. Diese Prozesse sollten vereinfacht oder integriert werden. Andere Tätigkeiten, die für Endkunden und das Unternehmen unnötig sind, sollten abgeschafft werden.

In diesem Sinne wurden in letzter Zeit verschiedene Arbeiten in unserer Verwaltung automatisiert. Bei der Auftragserfassung fließen die Informationen nun direkt in die Transportaufträge. Das System berechnet daraus automatisch das Gewicht und die erforderliche Ladefläche. Die Aufträge werden elektronisch an unsere Spediteure übermittelt, die eine Verladenummer mit Datum und Uhrzeit für die Abholung der Ware erhalten. „Dies ist ein ausgezeichnetes System. Die Ankunft der LKWs wird in unserem System registriert, so dass wir jederzeit prüfen können, ob unsere Spediteure pünktlich sind. Da jeder Fahrer zudem die Nummer seines Transportauftrags kennt, werden Verwechslungen beim Verladen ausgeschlossen.“ Sagt Speditionsleiter Pedro Da Silva. Das Verladedatum wird auch an die Produktion übermittelt, die das „PULL“-System für die rechtzeitige Herstellung der Ware auslöst.

Nach dem Verladen genügt ein Mausklick, um den Transportauftrag in eine Rechnung umzuwandeln. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der Transportauftrag das Ladegewicht und die belegte Fläche im LKW enthält. Das System kann somit die Transportkosten genau berechnen. Die Rechnungen der Spediteure treffen per E-Mail ein und werden in unserem Dokumentenmanagement-System erfasst, das mit dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) verbunden ist. Die Rechnungen werden automatisch geprüft und durch das System zur Zahlung freigegeben. Nur wenn ein Betrag nicht unserer Berechnung entspricht, wird die Rechnung zur Kontrolle an die Verkaufsadministration weitergeleitet. „Dank dieser Neuerung konnten wir in der Verwaltung und in der Buchhaltung viele Arbeitsstunden einsparen. Unsere Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Außerdem werden mit dem neuen System Fehler wie Doppelzahlungen oder Mehrfachrechnungen vermieden“, fasst Head of Sales Luis Ovelha zusammen.

Iris Alder ergänzt: „Das optimierte System spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht anhand der Echtzeitstatistik nach Land, Kunde oder Region auch eine Analyse der Transportkosten.“ Weitere Optimierungen der Verwaltungsabläufe sind im Gang, z.B. die Vereinfachung der Auftragserfassung, Versand der Auftrags -bestätigungen und Rechnungen über ein EDI-System (Electronic Data Interchange).

 

Luis Ovelha
Head of Sales

ID: 368