Ein elektronisches Dokumentenmanagement fördert die Flexibilität der Mitarbeitenden

Das interne Managementsystem von Metalcolor sowie die Ausbildung der Mitarbeitenden werden durch ein elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) gesteuert. Der Einsatzbereich dieses wertvollen Nachschlagewerks und Online-Sharing-Instruments wurde erweitert, um die flexible Einsatzfähigkeit unserer Mitarbeitenden sicherzustellen und so die Kontinuität unserer Produktion und unserer Dienstleistungen unter allen Umständen zu gewährleisten.

Die intern von unserem Maintenance Manager Mikhail Pinot entwickelte Plattform umfasst nicht nur alle Dokumente zu unserem internen Managementsystem (IMS) sowie zu den Ausbildungen unseres Personals, sondern auch die internen Audits, die für alle Arbeitsplätze unserer Produktionslinien regelmäßig durchgeführt werden.

Für jeden Arbeitsplatz gelten zahlreiche Standards, die in Form von Bedienungsanleitungen bereitstehen. Diese Dokumente beschreiben den Arbeitsplatz sowie den Ablauf der Tätigkeit und werden durch Vorschriften zu Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz, zu Qualität, Umwelt und energetischen Aspekten ergänzt.

Beim Stellenantritt im Betrieb wird jeder neue Mitarbeiter im EDM einem Arbeitsplatz zugeordnet. Anschließend wird automatisch ein Ausbildungsplan erstellt. Dieser Plan umfasst eine grundlegende Instruktion zum betreffenden Arbeitsplatz, die zusätzlichen Ausbildungen, die einen flexiblen Einsatz der Mitarbeitenden gewährleisten, die externen Sicherheitsausbildungen – insbesondere in erster Hilfe – sowie die regelmäßigen Audits, die für die Mitarbeitenden unter Begleitung eines Ausbildners obligatorisch sind. „Die Audits werden vor Ort mithilfe von Tablets durchgeführt und direkt ins EDM eingespeist. Das ist zeitsparend und steigert die Effizienz“, erklärt Mikhail Pinot. „Die Mitarbeitenden können anschließend, dank einer Matrix, die je nach Tätigkeiten und durchgeführten Audits nachgeführt wird, jederzeit online ihren Ausbildungsstand prüfen.“ Das EDM IMS erzeugt Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass jede Ausbildung zum geplanten Zeitpunkt absolviert wird.

Unsere digitale Verwaltung bei der Nachverfolgung der Ausbildungen zeigt sämtliche erweiterten Kompetenzen unserer Mitarbeitenden auf und verwertet sie. Gleichzeitig führt sie zu Zeitgewinnen, mehr Effizienz bei der Arbeit und gar zu einem geringeren Papierverbrauch. So können wir je nach Umständen eine Abwesenheit leicht abfedern, ein Team ergänzen und damit sicherstellen, dass die Kontinuität unserer Produktion und unserer Dienstleistungen gewahrt ist.

Morgane Bourdon
ISO & IMS Coordinator