Lean management dans l’administration

Chez Metalcolor, le « lean management » n’est pas seulement appliqué en production mais également en administration. Le « lean » vise l’amélioration continue des produits et des processus...

Lean management dans l’administration

Chez Metalcolor, le « lean management » n’est pas seulement appliqué en production mais également en administration. Le « lean » vise l’amélioration continue des produits et des processus, tout en identifiant les flux de valeur et en éliminant les activités et les coûts superflus. Notre fidèle employée, Iris Alder, Management support, avec ses 20 ans d’expérience en tant que coordinatrice des ventes, se consacre aujourd’hui entièrement aux développements « lean » au sein de l’administration de notre entreprise.

L’approche « lean » distingue fondamentalement les activités à valeur ajoutée, pour lesquelles le client est disposé à payer, d’autres activités qui ne génèrent pas de valeur tout en étant nécessaires, comme le chargement des camions, la facturation ou la comptabilité. Ces activités doivent être simplifiées ou automatisées. Les activités non nécessaires pour le client et la société doivent être éliminées.

Dans ce sens, différentes tâches de l’administration vente ont été automatisées récemment. Lors de la saisie de commandes, celles-ci sont introduites dans des ordres de transport. Le système calcule automatiquement le poids et la surface nécessaire sur le plancher du camion. Ces ordres sont transmis par voie électronique à nos transitaires qui reçoivent un numéro de chargement assorti de date et heure pour l’enlèvement des marchandises. « Ce système est un excellent outil, l’arrivée du camion est enregistrée dans notre système, et nous permet de mesurer la ponctualité de nos transporteurs. De plus les chauffeurs sont munis du numéro de l’ordre de transport, ce qui évite toute confusion quant aux lots à charger » commente Pedro Da Silva, le responsable du chargement. La date de chargement est aussi transmise à la production afin qu’elle fabrique la marchandise à la date prévue selon le système « PULL ».

Une fois le chargement effectué, un simple clic et l’ordre de transport est transformé en facture. Autre avantage, l’ordre de transport incluant le poids du chargement et la surface occupée du plancher du camion, le système peut calculer avec précision les frais de transport. Les factures des transporteurs, réceptionnées par email, sont traitées via notre gestionnaire de documents électroniques, relié à notre système ERP (Enterprise Resource Planning). Le contrôle des factures s’effectue alors automatiquement et le système les valide pour paiement. Seules les factures dont le montant ne correspond pas à notre estimation sont transmises à l’administration vente pour contrôle. « Ce développement nous a permis d’économiser un grand nombre d’heures à l’administration vente et à la comptabilité, du temps que les collaborateurs peuvent consacrer à des tâches plus qualitatives créant de la valeur ajoutée. De plus, des erreurs telles qu’un double paiement ou double facturation sont éliminées », souligne Luis Ovelha, Head of Sales.

Et Iris Alder de conclure : « Ce système optimisé permet non seulement un gain de temps mais également une analyse des coûts de transports car il est possible d’établir des statistiques par pays, par client, par région en temps réel ». Et avec cette même préoccupation, plusieurs autres points administratifs sont actuellement en voie d’évolution, comme une simplification de la saisie des commandes et une extension de la réception de celles-ci, ou encore l’envoi des confirmations de commandes et la transmission des factures via un système EDI (Electronic Data Interchange).

 

Luis Ovelha
Head of Sales

ID: 365